企業(yè)在開展國際貿(mào)易前做好以下準(zhǔn)備:
1、外貿(mào)部門成立小組
由小組人員購置物品,完成以下有關(guān)事項(xiàng)。
2、進(jìn)出口權(quán)申請(15-20個工作日時間);開立外匯帳戶。(視公司情況,也可先與外貿(mào)公司合作半年,以后再申請進(jìn)出口權(quán))
3、外貿(mào)部辦公室選擇,置辦辦公桌椅,標(biāo)有中英字體的外貿(mào)部牌子的制作。
4、辦公用品購買
14"液顯電腦,開通國際長途的電話、傳真,打復(fù)印掃描設(shè)備(推薦傳真打復(fù)掃一體化機(jī),體積小價格低不到2000元),文件盒,文件夾,黑色水筆,印有公司抬頭的日常辦公用紙,筆記本(公司會議記錄用),計(jì)算器,膠水,釘書機(jī),大量A4復(fù)印紙,數(shù)碼相機(jī),樣品存放兼禮品存放柜,粗筆(用于樣品包裝上寫地址等),辦公室花盆等裝飾物,樣品標(biāo)簽紙,樣品包裝袋。經(jīng)理或業(yè)務(wù)員要求的耳麥視頻攝象頭等以及實(shí)際工作中根據(jù)需要補(bǔ)充之物。
5、 人員配備
成立之初,一個經(jīng)理和2-3個業(yè)務(wù)員(公司規(guī)模在中小層次,一個有經(jīng)驗(yàn)的光桿司令也可),業(yè)務(wù)量增大后再考慮增加單證、跟單或助理人員。暫由經(jīng)理和業(yè)務(wù)員各自獨(dú)立完成從接單到跟單,聯(lián)系貨代,跑銀行等全套業(yè)務(wù)(個人建議,可能這樣不太好易形成各自為政,爭搶業(yè)務(wù),互不相幫的情況)
6、 撰寫完整的部門規(guī)章制度
考勤,周假,五一國慶春節(jié)長假,鼓勵性的薪資提成方式,對公司提出有價值的建議或者突出貢獻(xiàn)的額外獎勵,禁止網(wǎng)聊游戲聽音樂等。
部門制度和公司的規(guī)章制度是要給業(yè)務(wù)員看并同意后簽字的。
7、部門相關(guān)管理表格的制作;工作中常用表格的預(yù)先建立
前者如業(yè)務(wù)員工作用品申領(lǐng)表等;后者如公司基本信息英文表,產(chǎn)品基本資料英文表,客戶信息資料管理表,傳真格式,年終客戶滿意度調(diào)查表,節(jié)日問候電子卡片等為以后有計(jì)劃有條不紊的工作做準(zhǔn)備。
8、出口營銷經(jīng)理崗位描述文件撰寫打印備案
內(nèi)容包括其上下級,工作范圍,業(yè)務(wù)范圍,管理范圍,任職資格,工作交接內(nèi)容
(這點(diǎn)很重要,比如工作交接內(nèi)容的規(guī)定可以防止其離職時帶走客戶資料)
9、電腦OFFICE系列軟件安裝
須為業(yè)務(wù)員預(yù)先裝好最新版本的WORD,EXCELL,PHOTOSHOP,金山詞霸2006,下載加速軟件FLASHGET等,防病毒軟件(推薦卡巴斯基等,國產(chǎn)如瑞星沒多大用),電子文檔閱讀軟件ADOBE READER
由安裝配置電腦的公司人員維護(hù)軟硬件(這是他們的售后服務(wù))
10、做英文產(chǎn)品目錄
11、做一個好的公司網(wǎng)站,做好公司郵箱。
12、刻章
13、部門成立會議
其一、慶祝外貿(mào)部成立
其二、作為會議重點(diǎn),具體強(qiáng)調(diào)外貿(mào)部與生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門的密切關(guān)系,工作銜接,強(qiáng)調(diào)公司的團(tuán)隊(duì)合作,外貿(mào)不是外貿(mào)部自個完成的。保證交貨期;打樣,回答客戶一些非常技術(shù)性的問題;結(jié)匯退稅等是由生產(chǎn)、技術(shù)、財(cái)務(wù)部門做的或者幫助做的。在外貿(mào)工作中相關(guān)部門須承擔(dān)相關(guān)義務(wù)。
其三、明確外貿(mào)部的權(quán)限及直接上級
14、由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)花3-5天的時間大致地系統(tǒng)地給業(yè)務(wù)員講一下國內(nèi)國際產(chǎn)品的潮流、培訓(xùn)產(chǎn)品知識。
15、公司給出底線價格表,售后服務(wù)方式
16、公司明確外貿(mào)部工作中的所有費(fèi)用報(bào)銷流程
17、確定打樣人員,客戶接送車
18、印名片
19、確定有信譽(yù)有實(shí)力貨代公司;確定講信用和專業(yè)的銀行
20、確定外貿(mào)部例會周期。討論內(nèi)容靈活安排如經(jīng)理給新進(jìn)未接觸過此行業(yè)的業(yè)務(wù)員講解行業(yè)情形、需注意的地方、技巧性的東西;大家互相交流心得,解決難題;向經(jīng)理書面匯報(bào)本月工作總結(jié)下月計(jì)劃;討論地區(qū)市場;討論競爭策略;共同努力爭取大客戶討論等。
21、把產(chǎn)品推向國際行業(yè)市場,加入國際競爭行列
網(wǎng)站推廣或者說是產(chǎn)品網(wǎng)絡(luò)推廣計(jì)劃與實(shí)施戰(zhàn)略;與展位設(shè)計(jì)公司合作,選擇以后可能重點(diǎn)參與的展覽會。
做好以上準(zhǔn)備.企業(yè)就可以開展國際貿(mào)易了.