書面形式是指以文字等可以有形式在再現(xiàn)內(nèi)容的方式達(dá)成的協(xié)議。這種形式明確肯定，有據(jù)可查，對于防止?fàn)幾h和解決糾紛，有積極意義。書面形式一般是指當(dāng)事人雙方以合同書、書信、電報、電傳、傳真等形式達(dá)成協(xié)議。

　　一、合同書、信件、電報、電傳和傳真

　　合同的書面形式有多種，最通常的是當(dāng)事人雙方對合同有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商訂立的并由雙方簽字(或者同時蓋章)的合同文本，也稱作合同書或者書面合同。通常合同書中明確地記載合同的雙方當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)、解決爭議的方法等具體內(nèi)容。因此，發(fā)生爭議可以按照合同的規(guī)定進(jìn)行處理，比較容易解決糾紛，擺脫了“口說無憑”的狀況。所以，最好采用簽訂合同書的形式。合同書有多種多樣，有行業(yè)協(xié)會等制定的示范性合同文本，國際上也有通行的某種行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)文本，也有營業(yè)者提供的由營業(yè)者制訂的格式合同文本，大量的還有雙方當(dāng)事人自己簽訂的合同文本。一般來說，作為合同書應(yīng)當(dāng)符合如下條件：1.必須以某種文字、符號書寫。 2.必須有雙方當(dāng)事人(或者代理人)的簽字(或者同時蓋章)。3.必須規(guī)定當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)。

　　合同也可以信件訂立，也就是平時我們所說的書信。書信有平信、郵政快件、掛號信以及特快專遞等多種形式。

　　電報、電傳、傳真也屬于書面形式，大量的合同通過這三種形式訂立。

　　二、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件

　　通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訂立合同，近年來在國外發(fā)展迅速，我國也已出現(xiàn)網(wǎng)上交易形式并且發(fā)展很快。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)訂立合同，主要形式有電子數(shù)據(jù)交換(英文為Electronic Data Inter-change，簡稱EDI)和電子郵件(英文簡稱為e-mail)。

　　電子郵件(e -mail)，又稱電子信箱，電子郵件與我們平時寄信差不多，一般我們將信件投人郵箱，郵政系統(tǒng)進(jìn)行分揀、運(yùn)輸、投遞，將信件交給收信人。所不同的是，電子郵件的傳遞是通過電子計算機(jī)系統(tǒng)來完成的。它要求發(fā)信人與收信人都有計算機(jī)終端，與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)連接并登記注冊，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為每一個注冊用戶分配一個信箱，也就是在計算機(jī)的存儲空間內(nèi)劃分出區(qū)域并確定相應(yīng)的用戶名及口令，用戶可以隨時隨地通過計算機(jī)使用口令開啟信箱，進(jìn)行寫作和收發(fā)信件。電子信箱系統(tǒng)中傳遞的信件與傳統(tǒng)的信件不同，它是電子信件，其內(nèi)容可以是文本文件，數(shù)據(jù)文件以及傳真、語音和圖像文件等。電子信箱是一種新型的快速、經(jīng)濟(jì)的信息交換方式，是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的重要手段，不僅可用于個人間、辦公室間的通訊，而且還可用于各種貿(mào)易活動。

　　電子數(shù)據(jù)交換(EDI)，又稱“電子資料通聯(lián)”，是一種在公司、企業(yè)間傳輸訂單、發(fā)票等商業(yè)文件進(jìn)行貿(mào)易的電子化手段。它通過計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，將貿(mào)易、運(yùn)輸、保險、銀行和海關(guān)等行業(yè)信息，用一種國際公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)格式，完成各有關(guān)部門或者公司、企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換與處理，實(shí)現(xiàn)以貿(mào)易為中心的全部過程。電子數(shù)據(jù)交換60年代始于歐洲與美國。早期的EDI只是在兩個商業(yè)伙伴之間通過計算機(jī)直接通信完成，70年代數(shù)字通訊技術(shù)加快了EDI技術(shù)的成熟與應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，出現(xiàn)了跨行業(yè)的EDI系統(tǒng)。80年代EDI標(biāo)準(zhǔn)的國際化以使其應(yīng)用進(jìn)入一個新的發(fā)展階段。EDI是一種新穎的電子化貿(mào)易工具，是計算機(jī)、通信和現(xiàn)代管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織將其描述為：“將貿(mào)易或者行政事務(wù)按照一個共認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)形成結(jié)構(gòu)化的事務(wù)處理或信息數(shù)據(jù)格式，從計算機(jī)到計算機(jī)的電子傳輸�！币话愕馁I賣，是由買方向賣方發(fā)出訂單，賣方按照訂單發(fā)貨，買方收到貨物及發(fā)貨票后開出支票給賣方，賣方到銀行兌現(xiàn)。而EDI的處理過程是：企業(yè)收到EDI訂單，EDI系統(tǒng)就會自動處理該訂單，檢查訂單是否符合要求;通知安排生產(chǎn);向供應(yīng)商訂購零配件;向運(yùn)輸部門預(yù)訂集裝箱;向海關(guān)、商檢等部門申請?jiān)S可證;通知銀行并給訂貨方開出EDI發(fā)票;向保險公司申請保險單等，使整個交易過程在最短時間內(nèi)準(zhǔn)確完成。

　　1984 年，聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會第十七次會議開始研究電子數(shù)據(jù)，并著手起草法律草案。原來搞EDI，后來認(rèn)為僅搞EDI太狹窄，因通過計算機(jī)或其他類似方式簽訂合同還有電子郵件和計算機(jī)傳真等多種形式。1995年，聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會第二十八屆會議，制定了電子商業(yè)示范法草案，此草案只規(guī)定了第一部分“電子商業(yè)總則”的內(nèi)容，征求意見，并繼續(xù)工作，增加了第二部分“電子商業(yè)的特定領(lǐng)域”，聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會第二十九屆會議于1996年6月通過了《貿(mào)易法委員會電子商業(yè)示范法》，并于同年12月發(fā)布了該示范法的說明指南。示范法將以電子方式進(jìn)行的貿(mào)易稱作“電子商業(yè)”，將各種通過電子方式傳達(dá)信息的手段稱作“數(shù)據(jù)電文”，指“經(jīng)由電子手段、光學(xué)手段或類似手段生成、儲存或傳遞的信息，這些手段包括但不限于電子數(shù)據(jù)交換(EDI)、電子郵件、電報、電傳或傳真”。

　　示范法對電子合同的有關(guān)問題作了規(guī)定，核心內(nèi)容是：一、確認(rèn)電子合同的有效性。第5 條“數(shù)據(jù)電文的法律承認(rèn)”規(guī)定，不得以某項(xiàng)信息采用數(shù)據(jù)電文的形式為理由而否定其法律效力、有效性或可執(zhí)行性。第11條“合同的訂立和有效性”規(guī)定，就合同的訂立而言，除非當(dāng)事人各方另有協(xié)議，一項(xiàng)要約以及對要約的承諾均可以通過數(shù)據(jù)電文的手段表示。如使用了一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文來訂立合同，則不得僅僅以使用了數(shù)據(jù)電文為理由而否定合同的有效性或可執(zhí)行性。二、確定電子合同符合法律對書面、簽字、原件的要求。1.法律對“書面”的要求問題。第6條規(guī)定，假若一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文所含信息可以調(diào)取以備日后查用，即滿足了法律對“書面”的要求。2.法律要求“簽字”的問題：第7條規(guī)定，如果采用可靠的方法鑒定了某人的身份并表明該人認(rèn)可了數(shù)據(jù)電文內(nèi)含的信息，即滿足了法律對“簽字”的要求。3.法律對“原件”的要求問題。第8條規(guī)定，如果可靠地保證信息自首次以最終形式生成并保持了完整性，同時可以將信息展示，即滿足了法律對“原件”的要求。三、確定電子合同的證據(jù)效力。第9條規(guī)定，在任何法律訴訟中，證據(jù)規(guī)則的適用在任何方面不得以它僅是一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文或者并不是原樣為由否定一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文作為證據(jù)的可接受性。對于以數(shù)據(jù)電文為形式的信息，應(yīng)給予應(yīng)有的證據(jù)力。在評估一項(xiàng)數(shù)據(jù)電文的證據(jù)力時，應(yīng)考慮到生成、儲存或者傳遞該數(shù)據(jù)電文的辦法的可靠性，保持信息完整性的辦法的可靠性，用以鑒別發(fā)件人的辦法，以及任何其他相關(guān)因素。

世界各主要國家都面臨傳統(tǒng)合同法與電子商務(wù)合同的沖突問一題。如英國1968 年的《民事訴訟證據(jù)法》規(guī)定，民訴中第一手傳聞可以采證，據(jù)此，計算機(jī)輸出資料也可采納作為證據(jù)。1979年銀行法明文承認(rèn)用電子形式所保存的數(shù)據(jù)。美國判例法承認(rèn)商務(wù)記錄作為傳聞證據(jù)的例外，只要是在進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)中作成并于業(yè)務(wù)完成的同時或稍后輸入的，此做法已為《統(tǒng)一證據(jù)法規(guī)則》所采納。美國《聯(lián)邦訴訟規(guī)則》還規(guī)定，此項(xiàng)例外適用于以任何儲存方式的數(shù)據(jù)，當(dāng)然包括計算機(jī)儲存的數(shù)據(jù)。英美的判例法也都允許當(dāng)事人在證明無從取得正本時可以使用抄本以證明正本的內(nèi)容。英國的民事訴訟證據(jù)法也規(guī)定可以采納計算機(jī)輸出文件的抄本。

　　1998 年3月，澳大利亞電子商務(wù)專家組給司法部長提交了“建立電子商務(wù)法律框架”的報告。報告中就電子商務(wù)合同提出以下立法建議：1.國家應(yīng)當(dāng)確認(rèn)電子商務(wù)合同與傳統(tǒng)的書面合同具有同等的法律效力。2.訂立合同的技術(shù)手段的差異不影響合同的效力。如采用性能有差別的不同的計算機(jī)訂立的合同效力是一樣的。3.電子商務(wù)合同主要適用于商事行為，但不宜適用于支票、匯票、提單及遺囑等。4.關(guān)于訂立電子商務(wù)合同的簽字問題，只要能確認(rèn)簽字，任何形式都應(yīng)當(dāng)?shù)玫匠姓J(rèn)，不宜只承認(rèn)數(shù)碼式簽字。5.當(dāng)事人可以選擇是否適用有關(guān)電子商務(wù)合同的法律。6.應(yīng)當(dāng)減少政府在電子商務(wù)合同方面的管理職能。7.可以參照“聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會電子商務(wù)示范法草案”制定澳大利亞的法律。如可以吸收示范法第5條關(guān)于數(shù)據(jù)電文交易法律效力的規(guī)定;第6條法律要求采用書面形式的，數(shù)據(jù)電文只要能夠調(diào)取以備日后查用即符合法律要求的規(guī)定;第10條關(guān)于數(shù)據(jù)電文留存的規(guī)定;第11條關(guān)于確認(rèn)電子合同的訂立和有效性的規(guī)定等。但不宜將示范法第13條關(guān)于數(shù)據(jù)電文歸屬的規(guī)定;第15條關(guān)于確認(rèn)何時收到信息的規(guī)定納入澳大利亞有關(guān)電子商務(wù)合同的法律。理由是上述規(guī)定較為復(fù)雜，不易操作。還有的專家提出，在電子商務(wù)合同立法中還應(yīng)當(dāng)解決在訂立電子商務(wù)合同過程中消費(fèi)者的知情權(quán)問題以及電子商務(wù)合同付款的安全、保密等問題。

　　為了解決電子合同的問題，韓國1991 年12月頒布了《促進(jìn)貿(mào)易自動化條例》，是對EDI的應(yīng)用法規(guī)，共7章29條和一個附錄。該條例從總體上解決了電子文件作為合法的書面文件、電子簽名的合法性和計算機(jī)記錄的證據(jù)力等幾個問題，條例對EDI應(yīng)用過程中當(dāng)事人各方的責(zé)任作出限定，并明確規(guī)定了法律責(zé)任。

　　進(jìn)入90 年代，我國電子商務(wù)合同應(yīng)用逐步開展，電子商務(wù)的有關(guān)問題也得到有關(guān)機(jī)構(gòu)與組織的重視。我國政府對這一領(lǐng)域的工作十分重視，多次派代表出席國際會議，參加聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會的會議，并對電子商業(yè)示范法的制定發(fā)表意見。為實(shí)施中國海關(guān)EDI自動化通關(guān)系統(tǒng)，海關(guān)總署于1992年9月頒布第36號總署令《中華人民共和國海關(guān)對報關(guān)單位和報關(guān)員的管理規(guī)定》，其中第十九條明確規(guī)定：“經(jīng)電子計算機(jī)傳送數(shù)據(jù)的報關(guān)單與手工填寫的報關(guān)單具有同等的法律效力”。各試點(diǎn)海關(guān)還具體訂立了EDI通關(guān)暫行管理辦法，并通過海關(guān)與用戶的協(xié)議，具體規(guī)定了參加EDI通關(guān)的審批辦法、雙方的權(quán)利與義務(wù)、發(fā)生爭議時的裁定方法等。為了約束和規(guī)范實(shí)施EDI的行為，推動EDI的應(yīng)用的發(fā)展，廣東省政府于1996年10月頒布了《廣東省對外貿(mào)易實(shí)施電子數(shù)據(jù)交換(EDI)暫行規(guī)定》，于1997年1月1日實(shí)施。該規(guī)定共24條，對電子報文作為合法的書面形式、電子簽名的合法性以及有關(guān)問題作了規(guī)定。第八條規(guī)定，協(xié)議方依據(jù)協(xié)議，利用EDI服務(wù)中心的EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行信息傳遞或交換，其電子報文是合法、有效和可執(zhí)行的。第九條規(guī)定，凡法律、法規(guī)規(guī)定必須采用書面形式，而電子報文的內(nèi)容可以隨時查閱的，則此電子報文同合法的書面文件。第十條規(guī)定，由協(xié)議方或法律、法規(guī)要求文件必須簽名，而電子報文附有電子簽名時，則此電子報文視同符合協(xié)議方的要求或法律、法規(guī)的規(guī)定。

　　統(tǒng)一合同立法，電子商務(wù)合同是個不可回避的問題。一些部門、單位和專家也建議合同法中應(yīng)當(dāng)確認(rèn)采用電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等形式訂立的合同的有效性。因此，合同法借鑒了聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會制定的電子商務(wù)示范法的有關(guān)規(guī)定，針對我國實(shí)踐中需要解決而又較有把握的問題作出規(guī)定。本條明確規(guī)定了電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件作為合同的形式，并且該條文的表述也表明并不限于此兩種形式。

　　三、關(guān)于“可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”

　　合同書、信件和數(shù)據(jù)電文是“可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”，但也不限于明確規(guī)定的這幾類。凡是“可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”都可以作為合同的書面形式。聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會的電子商業(yè)示范法對數(shù)據(jù)電文的規(guī)定就是“包括但不限于”電報、電傳、傳真、EDI和電子郵件。表明數(shù)據(jù)電文尚可有其他形式。本條亦不排斥其他形式的數(shù)據(jù)電文。所以，合同的書面形式包括一切可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。