 |
國際貿(mào)易 |
|
|
| 涉外法律文件公證（認(rèn)證）法律指引 |
|
出處：法律顧問網(wǎng)·涉外www.coinwram.com
時(shí)間：2011/7/2 11:54:00 |
涉外法律文件公證（認(rèn)證）法律指引
(2010 年12 月31 日VER1.0)
我行業(yè)務(wù)部門和各級分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)經(jīng)營過程中，常常會與境外當(dāng)事
人發(fā)生業(yè)務(wù)往來，需要接受對方當(dāng)事人在境外形成或簽署的法律文件。根
據(jù)我國《民事訴訟法》以及《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》
的有關(guān)規(guī)定，民事當(dāng)事人在境外形成的法律文件需經(jīng)所在國公證機(jī)關(guān)予以
證明，并經(jīng)中華人民共和國駐該國使領(lǐng)館予以認(rèn)證，或者履行中華人民共
和國與該所在國訂立的有關(guān)條約中規(guī)定的證明手續(xù)后方可作為證據(jù)使用。
另外，有些在境內(nèi)的外籍當(dāng)事人也存在相關(guān)法律文件的認(rèn)證問題。為維護(hù)
我行合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也便于有關(guān)部門要求或?qū)徍擞嘘P(guān)當(dāng)事
人辦理相應(yīng)的法律文件公證（認(rèn)證）手續(xù)，總行法律與合規(guī)部制定本指引。
總則
一、涉外法律文件需履行公證（認(rèn)證）手續(xù)的原因
1、保障法律文件真實(shí)性的要求
對于對方當(dāng)事人提交的在境外形成或簽署的法律文件，若沒有可信賴
的第三方公證，境內(nèi)接收文件的一方無法判斷該項(xiàng)文件的真實(shí)性。部分境
外形成或簽署的法律文件即使經(jīng)過當(dāng)?shù)毓C機(jī)構(gòu)公證，由于境內(nèi)接受文件
的一方并不掌握境外公證機(jī)構(gòu)的印鑒或簽字樣式，也無法核實(shí)其真實(shí)性，
因此國際上對于該等文件還需履行一定的認(rèn)證程序。
2、成為訴訟中合法有效證據(jù)的必然要求
2001 年最高人民法院頒布的《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干
規(guī)定》第十一條規(guī)定，“當(dāng)事人向人民法院提供的證據(jù)系在中華人民共和
國領(lǐng)域外形成的，該證據(jù)應(yīng)當(dāng)經(jīng)所在國公證機(jī)關(guān)予以證明，并經(jīng)中華人民
共和國駐該國使領(lǐng)館予以認(rèn)證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立
的有關(guān)條約中規(guī)定的證明手續(xù)。當(dāng)事人向人民法院提供的證據(jù)是在香港、
澳門、臺灣地區(qū)形成的，應(yīng)當(dāng)履行相關(guān)的證明手續(xù)�！备鶕�(jù)該條規(guī)定，對
于在境外形成的法律文件等證據(jù)必須履行相應(yīng)的公證（認(rèn)證）程序，否則
在訴訟時(shí)法院不接受其作為有效證據(jù)。如果境外形成的法律文件對支撐我
行某一項(xiàng)業(yè)務(wù)法律效力具有關(guān)鍵作用，一旦法院不接受該等法律文件作為
證據(jù)使用，我行將面臨敗訴的風(fēng)險(xiǎn)，相應(yīng)的權(quán)益亦得不到保障。因此，即
使我們能夠核實(shí)境外當(dāng)事人的身份，也能夠保證其簽署文件的真實(shí)性，根
據(jù)前述規(guī)定，為保證相關(guān)法律文件能夠作為證據(jù)被法院接受，仍必須履行
相應(yīng)的公證（認(rèn)證）手續(xù)，否則將無法作為我國法院可以采納的證據(jù)。
二、公證（認(rèn)證）與法律盡職調(diào)查
公證（認(rèn)證）一般僅能解決相關(guān)法律文件真實(shí)性和作為訴訟證據(jù)的可
采性問題，通常并不能解決當(dāng)事人主體資格的合法性以及當(dāng)事人承擔(dān)合同、
協(xié)議所約定義務(wù)合法性問題。對于該等合法性問題的核實(shí)，需委托當(dāng)?shù)赜?BR>資質(zhì)的律師事務(wù)所進(jìn)行盡職調(diào)查，并出具法律意見書。如我行對境外當(dāng)事
人提供授信類業(yè)務(wù)、接受境外當(dāng)事人提供擔(dān)保以及其他涉及我行重要權(quán)益
的業(yè)務(wù)，除履行相應(yīng)相關(guān)法律文件的公證（認(rèn)證）程序外，還應(yīng)通過當(dāng)?shù)?BR>執(zhí)業(yè)律師在法律盡職調(diào)查基礎(chǔ)上出具法律意見書，明確確認(rèn)境外當(dāng)事人主
體資格的合法性及其在相關(guān)合同、協(xié)議中所承擔(dān)義務(wù)的合法有效性。法律
盡職調(diào)查的內(nèi)容及范圍見附1。
三、本指引的適用范圍
（一）零售銀行業(yè)務(wù)
在零售銀行業(yè)務(wù)中，主要是應(yīng)由相關(guān)當(dāng)事人本人前來我行場所辦理業(yè)務(wù)
而不能前來的情況下，需要對境外形成的法律文件或發(fā)生的法律事實(shí)進(jìn)行
公證（認(rèn)證），以便在本人不在的情況下亦能辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，包括但不限于
如下方面：
1、本人在境外無法前來我行場所辦理業(yè)務(wù)的情況下，授權(quán)他人代理辦
理貸款、抵押、質(zhì)押、投資理財(cái)產(chǎn)品、從事交易類業(yè)務(wù)以及從事其他法律
行為的授權(quán)文件；
2、配偶一方不在境內(nèi)，須由不在境內(nèi)的一方出具同意辦理財(cái)產(chǎn)抵（質(zhì)）
押的聲明；
3、我行個(gè)人客戶死亡之后，因其在我行遺有存款或其他資產(chǎn)涉及證明
境外繼承人身份、親屬關(guān)系、繼承關(guān)系等證明文件。
（二）對公業(yè)務(wù)
在我行對境外當(dāng)事人提供授信、境外當(dāng)事人向我行提供擔(dān)保以及其他涉
及我行重要權(quán)益等對公業(yè)務(wù)中，需要對以下境外形成的法律文件或完成的
法律行為進(jìn)行公證（認(rèn)證）：
1、境外當(dāng)事人是否經(jīng)合法注冊并有效存續(xù)；
2、境外當(dāng)事人有權(quán)機(jī)構(gòu)（如董事會、股東會等）同意提供擔(dān)�；蚺c我
行從事某一特定業(yè)務(wù)的決議等；
3、境外當(dāng)事人有權(quán)機(jī)構(gòu)授權(quán)相關(guān)自然人代表該境外當(dāng)事人簽署相關(guān)業(yè)
務(wù)合同的授權(quán)文件；
4、境外當(dāng)事人的授權(quán)代表于境外在相關(guān)業(yè)務(wù)合同文本上的簽名。
分則
一、涉外法律文件公證（認(rèn)證）的內(nèi)容
（一）合同、協(xié)議類文件的公證（認(rèn)證）內(nèi)容
合同、協(xié)議類文件的公證（認(rèn)證）的內(nèi)容一般包括以下方面，不同的
國家和地區(qū)具體的公證（認(rèn)證）內(nèi)容可能有所區(qū)別。
內(nèi)容一查冊資料：查證境外企業(yè)的民事權(quán)利能力和行為能力。即境外當(dāng)
事人是否依其所適用法律合法成立并有效存續(xù)等。
查冊的資料通常包括如下資料：
1、公司注冊文件復(fù)印件
2、證明公司有效存續(xù)文件復(fù)印件
3、確定股東/董事成員的文件復(fù)印件
4、公司章程
內(nèi)容二授權(quán)文件：查證境外當(dāng)事人在內(nèi)地進(jìn)行民事、經(jīng)濟(jì)活動（通常包
括提供保證、抵押、質(zhì)押或者申請融資等行為），依據(jù)其其所適用
法律及公司章程應(yīng)當(dāng)履行的內(nèi)部授權(quán)，通常情況下為董事會決議。
內(nèi)容三法律文本及授權(quán)代表在該法律文本上的簽名：確認(rèn)境外當(dāng)
事人簽署法律文本的真實(shí)性，即相關(guān)文本上的簽名或印章的真實(shí)
性。
香港特別行政區(qū)（下稱“香港”）中國委托公證人對在香港形成的法律
文件公證基本可包含上述內(nèi)容，但部分境外公證機(jī)構(gòu)通常僅對文書上印章
或簽字的真實(shí)性予以公證，而不負(fù)責(zé)提供查冊資料和查證所需授權(quán)文件，
遇此情況的可由當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的律師事務(wù)所或與我行有合作關(guān)系的查冊機(jī)構(gòu)
予以查證，并將律師事務(wù)所的法律意見書或查冊機(jī)構(gòu)的查證結(jié)果依照本指
引辦理相應(yīng)的公證（認(rèn)證）。
（二）法律事實(shí)或自然人授權(quán)委托書的公證（認(rèn)證）
對于證明婚姻狀況、親屬關(guān)系、繼承關(guān)系等法律事實(shí)及自然人之間委
托代理及授權(quán)等法律行為的法律文件，公證（認(rèn)證）的目的和內(nèi)容通常在
于證明相關(guān)法律文件的真實(shí)性，即相關(guān)文件上的簽名或印章的真實(shí)性。
二、香港公證（認(rèn)證）程序
（一）概述
早在1981 年，司法部經(jīng)商中央有關(guān)主管部門同意即建立了委托公證人
制度。2002 年司法部頒布了《中國委托公證人（香港）管理辦法》對委托
公證人制度做出了更為全面的規(guī)定。委托公證人制度，即由司法部考核后
委托部分香港律師作為委托公證人，負(fù)責(zé)對香港地區(qū)發(fā)生的法律行為、有
法律意義的事實(shí)和文書出具有關(guān)公證文書，該公證文書經(jīng)司法部在香港設(shè)
立的中國法律服務(wù)（香港）有限公司審核并加蓋轉(zhuǎn)遞章轉(zhuǎn)遞后，送回內(nèi)地
使用。
（二）委托公證人所辦理的公證文書大致可分為五類：聲明書、證明
單方簽署的法律文書、證明法律事實(shí)、證明文件的原本及復(fù)印本、證明雙
方或多方面簽署的法律文書；
（三）委托公證人公證的基本要求及流程
構(gòu)成要素具體要求
合格的委
托公證人1、合格的公證人。只有經(jīng)中國司法部正式委托的香港律
師才具有辦理文書公證的資格，司法部將定期公布中國委托公
證人（香港）的名單及其簽字樣式，具體見附2。
2、委托公證人親自辦理。委托公證人應(yīng)當(dāng)親自辦理公證
文書，即，親自審查相關(guān)文件、核查當(dāng)事人身份、見證當(dāng)事人
簽名，并親自在公證文書上簽名，不得由他人代替。是否是委
托公證人親自辦理，可通過核對其簽字與其在司法部備案簽字
樣式一致性判斷。
轉(zhuǎn)遞程序
通過香港委托公證人公證的所有文書，都必須經(jīng)委托公證
人提交中國法律服務(wù)（香港）有限公司轉(zhuǎn)遞至中國內(nèi)地，遞交
相關(guān)接受方。經(jīng)中國法律服務(wù)（香港）有限公司轉(zhuǎn)遞的文件必
須加蓋轉(zhuǎn)遞專用章。
公證文件
形式要求
1、所有公證文件須裝訂成冊后由委托公證人蠟封。
收到公證文件時(shí)，蠟封須保持完好，若有部分破損，必須
能夠確認(rèn)未被拆封；
2、委托公證人須單獨(dú)出具“證明書”或與之具有同等
內(nèi)容的其他證明文件。證明書正文載明委托公證人證明的
內(nèi)容，附件逐一列明所有證明文件以及被公證的法律文書。
證明書通常作為全套公證文書的首頁。證明書需由委托公
證人簽署，并加蓋印鑒，例如下圖。
3、證明書所列每一份附件的首頁都須由委托公證人
加蓋包含公證內(nèi)容的確認(rèn)章，并由委托公證人簽名，須注
明公證時(shí)間。例如下圖。
4、委托公證人注明的公證時(shí)間應(yīng)與證明文件的出具時(shí)
間保持邏輯一致，即證明文件顯示的出具時(shí)間不得晚于委托公
證人的公證時(shí)間。
取得委托公證人名單
選擇委托公證人
親臨律師事務(wù)所辦理文件
委托公證人在香港法例容許下審查申請
人提供的資料或文件的真實(shí)性和合法性
委托公證人草擬及制作公
證文書
正本
副本
復(fù)印本
《證明書》
委托公證人簽署證明公證
文書內(nèi)提及的法律事實(shí)或
法律行為
《委托書》
申請人在委托公證人面前簽
署委托書，委托公證人簽署見
證
《聲明書》
申請人在委托公證人面前根據(jù)香港的《宣
誓及聲明條例》對聲明書內(nèi)容的真實(shí)性作
出申明及簽署。委托公證人以香港執(zhí)業(yè)律
師身份簽署誓及簽署
其他
委托公證人派員將公證文書正本、副本
及復(fù)印本送中國法律服務(wù)（香港）有限
公司進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。
正本
委托公證人派員取回經(jīng)“加章”的
公證文書正本后，通知申請人回律
師事務(wù)所領(lǐng)取
中國法律服務(wù)（香
港）有限公司進(jìn)行電
腦登記后，再公證文
書正、副本加蓋轉(zhuǎn)遞
專用章
副本
經(jīng)“加章”指公證文書副本即
日安排直接寄送到內(nèi)地的公證
文書使用機(jī)關(guān)。
收證機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人將利用該副
本核對申請人呈交的正本內(nèi)
容，以防從中篡改資料
申請人或其授權(quán)人返律師事務(wù)所取
回經(jīng)中國法律服務(wù)（香港）有限公
司加章轉(zhuǎn)遞的公證文書正本返回
內(nèi)地使用。
復(fù)印本
公證文書復(fù)印本以專業(yè)電子文
檔系統(tǒng)存檔掃描存檔。
（四）香港委托公證人本身具有香港律師資格，因此需對相關(guān)事項(xiàng)作
法律盡職調(diào)查時(shí)，可在委托其進(jìn)行公證時(shí)一并委托其進(jìn)行法律盡職調(diào)查。
三、臺灣公證（認(rèn)證）程序
為便于海峽兩岸當(dāng)事人民事、經(jīng)濟(jì)往來，海峽兩岸關(guān)系協(xié)會、中國公
證員協(xié)會與財(cái)團(tuán)法人海峽交流基金會，就兩岸公證書使用查證事宜于1993
年4 月29 日達(dá)成了《兩岸公證書使用查證協(xié)議》（下稱“使用查證協(xié)議”）。
為進(jìn)一步履行《使用查證協(xié)議》，司法部于1993 年5 月11 日制定了《海峽
兩岸公證書使用查證協(xié)議實(shí)施辦法》（下稱“使用查證辦法”）。上述使用查
證協(xié)議及使用查證辦法對臺灣公證書的使用查證做出了相關(guān)規(guī)定。
（一）臺灣公證書的轉(zhuǎn)寄程序
根據(jù)使用查證協(xié)議和使用查證辦法的規(guī)定，臺灣當(dāng)事人簽署的相關(guān)法
律文件經(jīng)臺灣當(dāng)?shù)毓C機(jī)構(gòu)公證后，需經(jīng)過海峽交流基金會（下稱“�；�
會”）將公證書副本轉(zhuǎn)寄境內(nèi)中國公證員協(xié)會或有關(guān)省、自治區(qū)、直轄市
公證員協(xié)會。
（二）臺灣公證書的核對程序
境內(nèi)使用公證書的一方收到臺灣當(dāng)事人提交的公證書正本后，應(yīng)要求
其提供我國省級公證員協(xié)會出具的公證書正本與副本核對一致的證明。若
當(dāng)事人沒有提供公證書正本與副本核對一致證明的，可先向所在地省公證
員協(xié)會查詢相應(yīng)公證書副本是否已經(jīng)通過�；鶗倪_(dá)，若已經(jīng)寄達(dá)，可以
按照省公證員協(xié)會的核對程序要求辦理公證書正本與副本的核對。經(jīng)核對
后，公證員協(xié)會將會出具核對證明，以確認(rèn)公證書正本的真?zhèn)巍?BR>（三）臺灣公證書的查證程序
對于從海基會轉(zhuǎn)寄的臺灣公證書有下列情形的，可以申請查證：
1）違反公證機(jī)關(guān)有關(guān)受理范圍規(guī)定；
2）同一事項(xiàng)在不同公證機(jī)關(guān)公證；
3）公證書內(nèi)容與戶籍資料或其他檔案資料記載不符；
4）公證書內(nèi)容自相矛盾；
5）公證書文字、印鑒模糊不清，或有涂改、擦拭等可疑痕跡；
6)有其他不同證據(jù)資料；
7)其他需要查明的事項(xiàng)。
公證書使用部門需要向臺灣出證機(jī)關(guān)進(jìn)行查證的，應(yīng)將需要查證的公
證書復(fù)印寄送所在的省（區(qū)、市）公證員協(xié)會或中國公證員協(xié)會，并說明
要求查證的事由。經(jīng)公證員協(xié)會審查認(rèn)為符合上述情形的，將出具具體查
證函并轉(zhuǎn)寄海基會。�；鶗饛�(fù)后，境內(nèi)的公證員協(xié)會再將查證結(jié)果即轉(zhuǎn)
公證書使用部門。
臺灣當(dāng)事人將相應(yīng)法律文件提交臺灣公
證處公證
�；鶗�
中國公證員協(xié)會會或省市公證員協(xié)會
境內(nèi)使用公證書一方
提交公證書正本
要求將副本轉(zhuǎn)寄
轉(zhuǎn)寄副本
核對
出具一致證明
一致
出具不一致證明不一致
四、澳門公證（認(rèn)證）程序
為便于內(nèi)地與澳門之間的民事、經(jīng)貿(mào)往來，也為落實(shí)《內(nèi)地與澳門關(guān)
于建立更緊密經(jīng)貿(mào)關(guān)系的安排》中有關(guān)“內(nèi)地認(rèn)可的公證人”規(guī)定，司法
部建立了澳門委托公證人制度，并于2006 年2 月8 日向5 名澳門律師頒發(fā)
了委托公證人證書，由委托公證人負(fù)責(zé)辦理澳門當(dāng)事人須在內(nèi)地使用法律
文件的公證，同時(shí)組建了中國法律服務(wù)（澳門）公司，負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞委托公證
人所公證的公證文書。
五、外國公證（認(rèn)證）程序
對于外國當(dāng)事人所簽署的相應(yīng)法律文件的公證（認(rèn)證）程序，需視情
況而定，若當(dāng)事人所在國與我國訂立的有關(guān)條約中明確了相關(guān)證明程序的
則按照條約規(guī)定執(zhí)行，若沒有條約規(guī)定的，首先應(yīng)當(dāng)由該國或該國內(nèi)實(shí)行
獨(dú)立法律體系區(qū)域內(nèi)有公證資格的機(jī)構(gòu)出具有效公證文書，再區(qū)分情況分
別按如下程序辦理：
（一）與中國有外交關(guān)系的國家出具的、送往中國（內(nèi)地）使用的公
證文書或有關(guān)文書，需先經(jīng)該國外交部或其授權(quán)機(jī)構(gòu)認(rèn)證后，再送中國駐
該國使、領(lǐng)館認(rèn)證。附中國駐紐約總領(lǐng)館認(rèn)證程序須知（見附3），供參
考。其他國家和地區(qū)具體認(rèn)證程序可在中國駐該國使領(lǐng)館官方網(wǎng)站查詢或
電話咨詢。
（二）與中國無外交關(guān)系的國家出具的、送往中國（內(nèi)地）使用的公
證文書或有關(guān)文書，需先經(jīng)該國外交部或其授權(quán)機(jī)構(gòu)和與中國有外交關(guān)系
國家駐該國使領(lǐng)館認(rèn)證后，再辦理中國駐該第三國使領(lǐng)館的認(rèn)證。
（三）對于維爾京群島、開曼群島、塞舌爾群島等地區(qū)出具的需送往
中國（內(nèi)地）使用的公證文書或有關(guān)文書，需經(jīng)其所屬國外交部門或授權(quán)
機(jī)構(gòu)認(rèn)證后，再送中國駐該國使、領(lǐng)館認(rèn)證。
（四）外國駐華使館或駐內(nèi)地領(lǐng)館為其本國公民出具的證明委托關(guān)系、
婚姻狀況、聲明等公證文書，可徑在中國內(nèi)地使用，無須辦理中方領(lǐng)事認(rèn)
證，但接受公證文書部門應(yīng)當(dāng)向相應(yīng)的駐華使館或駐內(nèi)地領(lǐng)館核實(shí)。
六、旅居境外中國公民的法律文件的公證（認(rèn)證）
對于在境外學(xué)習(xí)、工作、生活的中國公民出具相關(guān)聲明、提供的無配
偶證明文件或無法親自返回內(nèi)地辦理相關(guān)法律手續(xù)，需授權(quán)他人代為辦理
的，該等聲明、證明、授權(quán)書需由中國駐其所在國家或地區(qū)的使領(lǐng)館予以
公證。
附1：法律盡職調(diào)查的內(nèi)容及范圍
附2：香港委托公證人名單及簽名樣式
附3：中國駐紐約總領(lǐng)館認(rèn)證須知
總行法律與合規(guī)部
2010 年12 月31 日
(聲明：本站所使用圖片及文章如無注明本站原創(chuàng)均為網(wǎng)上轉(zhuǎn)載而來，本站刊載內(nèi)容以共享和研究為目的，如對刊載內(nèi)容有異議，請聯(lián)系本站站長。本站文章標(biāo)有原創(chuàng)文章字樣或者署名本站律師姓名者，轉(zhuǎn)載時(shí)請務(wù)必注明出處和作者，否則將追究其法律責(zé)任。) |
上一篇：律師行業(yè)話術(shù)
下一篇：涉外“定牌加工”商標(biāo)侵權(quán)糾紛的法律適用
|
 |
| 在線咨詢 |
|
| 聯(lián)系我們 |
電話：13930139603 13651281807
QQ號：373036737
郵箱：373036737@qq.com |
|
|
|
|
