HR的12份必備法律文件
一、勞動(dòng)合同
1、必備理由
勞動(dòng)合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中所起的重要作用已不言而喻，沒有與勞動(dòng)者簽訂合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。
2、合同內(nèi)容
企業(yè)至少應(yīng)準(zhǔn)備三份合同，包括：固定期限勞動(dòng)合同、無固定期限勞動(dòng)合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同，有需要的企業(yè)還應(yīng)備一份非全日制用工勞動(dòng)合同。
《勞動(dòng)合同法》第十七條規(guī)定，合同主要內(nèi)容應(yīng)包括：(一)用人單位的名稱、住所和法定代表人或主要負(fù)責(zé)人;(二)勞動(dòng)者姓名、住址、居民身份證或其他有效身份證件號(hào)碼;(三)勞動(dòng)合同期限;(四)工作內(nèi)容和工作地點(diǎn);(五)工作時(shí)間和休息休假;(六)勞動(dòng)報(bào)酬;(七)社會(huì)保險(xiǎn);(八)勞動(dòng)保護(hù)、勞動(dòng)條件和職業(yè)危害防護(hù);(九)法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動(dòng)合同的其他事項(xiàng)。勞動(dòng)合同除前款規(guī)定的必備條款外，用人單位與勞動(dòng)者可以約定試用期、培訓(xùn)、保守秘密、補(bǔ)充保險(xiǎn)和福利待遇等其他事項(xiàng)。
二、集體合同
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第十一條規(guī)定：用人單位未在用工的同時(shí)訂立書面勞動(dòng)合同，與勞動(dòng)者約定的勞動(dòng)報(bào)酬不明確的，新招用的勞動(dòng)者的勞動(dòng)報(bào)酬按照集體合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定的，實(shí)行同工同酬。
另第十八條規(guī)定：勞動(dòng)合同對勞動(dòng)報(bào)酬和勞動(dòng)條件等標(biāo)準(zhǔn)約定不明確，引發(fā)爭議的，用人單位與勞動(dòng)者可以重新協(xié)商;協(xié)商不成的，適用集體合同規(guī)定;沒有集體合同或者集體合同未規(guī)定勞動(dòng)報(bào)酬的，實(shí)行同工同酬;沒有集體合同或者集體合同未/考試大收集/規(guī)定勞動(dòng)條件等標(biāo)準(zhǔn)的，適用國家有關(guān)規(guī)定。
由此可見，集體合同可以在企業(yè)與勞動(dòng)者因勞動(dòng)報(bào)酬、勞動(dòng)條件等標(biāo)準(zhǔn)約定不明確產(chǎn)生爭議的時(shí)候起到重要的標(biāo)準(zhǔn)作用，一份完備的集體合同可以避免很多不必要的勞動(dòng)糾紛。
2、合同內(nèi)容
勞動(dòng)者的勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律、勞動(dòng)定額、法律法規(guī)規(guī)定的其他內(nèi)容等。
三、職工名冊
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第七條規(guī)定：用人單位應(yīng)建立職工名冊備查。《實(shí)施條例》第三十三條補(bǔ)充：用人單位違反勞動(dòng)合同法有關(guān)建立職工名冊規(guī)定的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期改正;逾期不改，由勞動(dòng)行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。
企業(yè)必備職工名冊，既可以在產(chǎn)生勞動(dòng)爭議時(shí)作為有力的證據(jù)，也可以避免不必要的行政罰款。
2、職業(yè)名冊內(nèi)容
勞動(dòng)者姓名、性別、公民身份號(hào)碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等內(nèi)容。
四、勞動(dòng)合同簽收單
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第八十一條規(guī)定：用人單位提供的勞動(dòng)合同文本未載明本法規(guī)定的勞動(dòng)合同必備條款或者用人單位未將勞動(dòng)合同文本交付勞動(dòng)者的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正;給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
企業(yè)僅僅簽訂勞動(dòng)合同而沒有送達(dá)勞動(dòng)者，同樣會(huì)面臨著不必要的賠償風(fēng)險(xiǎn)。
2、簽收單內(nèi)容
勞動(dòng)合同文本編號(hào)、勞動(dòng)者姓名、身份證號(hào)碼、所屬部門、具體崗位、入職時(shí)間、合同期限、簽約時(shí)間、勞動(dòng)合同簽收時(shí)間、勞動(dòng)者簽收、備注等內(nèi)容。
五、職位告知書
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第八條規(guī)定：用人單位招用勞動(dòng)者時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬，以及勞動(dòng)者要求了解的其他情況。
用人單位如實(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者職位情況是主動(dòng)義務(wù)，即使勞動(dòng)者不提出要求也得主動(dòng)告知。實(shí)踐中用人單位往往會(huì)忽視這個(gè)主動(dòng)告知義務(wù)，導(dǎo)致發(fā)生因“欺詐”而導(dǎo)致勞動(dòng)合同無效并賠償勞動(dòng)者損失的法律風(fēng)險(xiǎn)。
2、告知書內(nèi)容
工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬等。
六、入職登記表
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第八條規(guī)定：用人單位有權(quán)了解勞動(dòng)者與勞動(dòng)合同直接相關(guān)的基本情況，勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)如實(shí)說明。
如果勞動(dòng)者在入職時(shí)存在不實(shí)或欺詐，將成為日后用人單位解除勞動(dòng)合同的重要證據(jù)。
2、登記內(nèi)容
勞動(dòng)者與前用人單位勞動(dòng)合同解除情況、競業(yè)限制、健康狀況、學(xué)歷、職業(yè)資格、知識(shí)技能、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭成員構(gòu)成等。
七、簽訂勞動(dòng)合同通知書
1、必備理由
《實(shí)施條例》第五條規(guī)定：自用工之日起一個(gè)月內(nèi)，經(jīng)用人單位書面通知后，勞動(dòng)者不與用人單位訂立書面勞動(dòng)合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)書面通知?jiǎng)趧?dòng)者終止勞動(dòng)關(guān)系，無需向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，但是應(yīng)當(dāng)依法向勞動(dòng)者支付其實(shí)際工作時(shí)間的勞動(dòng)報(bào)酬。
現(xiàn)實(shí)中，一些員工因?yàn)榉N種原因不愿與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同，此時(shí)一份書面的簽訂勞動(dòng)合同通知書就顯得尤為重要。
2、主要內(nèi)容
簽訂勞動(dòng)合同通知書的主要內(nèi)容應(yīng)包括：勞動(dòng)者姓名、入職日期、通知日期、簽訂勞動(dòng)方式等。
八、勞動(dòng)合同變更協(xié)議書
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第三十五條規(guī)定：用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以變更勞動(dòng)合同約定的內(nèi)容。變更勞動(dòng)合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
2、主要內(nèi)容
用人單位基本情況、勞動(dòng)者基本情況、原勞動(dòng)合同基本情況、具體變更內(nèi)容、變更日期、雙方簽字蓋章等。
九、解除、終止勞動(dòng)合同通知書
1、必備理由
解除、終止勞動(dòng)合同是結(jié)束勞動(dòng)者與用人單位之間關(guān)系的唯一途徑，解除、終止勞動(dòng)合同的具體時(shí)間是計(jì)算工資、加班費(fèi)、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金數(shù)額的重要依據(jù)。
2、解除合同內(nèi)容
勞動(dòng)者名稱、解除或終止勞動(dòng)合同的原因、解除或終止勞動(dòng)合同的日期、交接手續(xù)辦理的流程和時(shí)限、用人單位蓋章、勞動(dòng)者簽收等。
十、解除、終止勞動(dòng)合同的證明
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。
第八十九條規(guī)定：用人單位違反本法規(guī)定未向勞動(dòng)者出具解除或者終止勞動(dòng)合同的書面證明，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正;給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
2、證明內(nèi)容
用人單位出具的解除、終止勞動(dòng)合同的證明，應(yīng)當(dāng)寫明勞動(dòng)合同期限、解除或者終止勞動(dòng)合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。
十一、加班申請書
1、必備理由
《勞動(dòng)合同法》第三十一條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)定額標(biāo)準(zhǔn)，不得強(qiáng)迫或者變相強(qiáng)迫勞動(dòng)者加班。用人單位安排加班的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向勞動(dòng)者支付加班費(fèi)。
另第八十五條中規(guī)定：用人單位安排加班不支付加班費(fèi)的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班費(fèi)或者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
《勞動(dòng)合同法》第八十五條規(guī)定：用人單位有下列情形之一的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班費(fèi)或者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：勞動(dòng)報(bào)酬低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)支付其差額部分;逾期不支付的，責(zé)令用人單位按應(yīng)付金額百分之五十以上百分之一百以下的標(biāo)準(zhǔn)向勞動(dòng)者加付賠償金;安排加班不支付加班費(fèi)的。
加班費(fèi)的支付一直是個(gè)敏感問題，加班時(shí)間多少是計(jì)算加班費(fèi)的重要根據(jù)，一份書面記錄加班情況的文件尤為重要。
2、申請書內(nèi)容
勞動(dòng)者名稱、申請加班日期、加班原因、加班預(yù)計(jì)的時(shí)間、部門主管確認(rèn)、人事主管確認(rèn)等。
十二、勞動(dòng)合同續(xù)簽意向書
1、必備理由：
《勞動(dòng)合同法》第四十六條規(guī)定：除用人單位維持或者提高勞動(dòng)合同約定條件續(xù)訂勞動(dòng)合同，勞動(dòng)者不同意續(xù)訂的情形外，依照本法第四十四條第一項(xiàng)規(guī)定終止固定期限勞動(dòng)合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
勞動(dòng)合同期滿后的企業(yè)的續(xù)訂條件以及勞動(dòng)者的續(xù)訂意向是判斷用人單位是否要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)闹匾獦?biāo)準(zhǔn)，一份書面的文件能真實(shí)的反映雙方的意向，避免日后不必要的勞動(dòng)糾紛。
2、主要內(nèi)容
勞動(dòng)者名稱、原勞動(dòng)合同到期時(shí)間、續(xù)簽勞動(dòng)合同與原勞動(dòng)合同區(qū)別、答復(fù)期限等。
后文：以上12條必備文件，以備在企業(yè)發(fā)生勞資糾紛時(shí)以作證明之用，但并不是只要做好這12件文件準(zhǔn)備就萬事大吉，如保密協(xié)議、競業(yè)禁止合同、服務(wù)期協(xié)議等法律文件在此就沒有具體展開。因此，我們建議每個(gè)企業(yè)HR都應(yīng)根據(jù)自身不同的狀況制定出專用的法律文件，并加以妥善保存。最后，希望每個(gè)企業(yè)都能有一個(gè)健全的HR管理體系，避免不必要的勞動(dòng)糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)。
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